TRABZON BAROSU İÇ YÖNETMELİĞİ DEĞİŞİKLİK GEREKÇESİ

2003 yılında yürürlüğe konulan Trabzon Barosu İç Yönetmeliği, yürürlüğe girdiği tarih itibarıyla mevzuat düzenlemeleri ve baro yapılanması bakımından yeterli olmakla birlikte, aradan geçen yirmi yılı aşkın sürede hem mevzuatta meydana gelen köklü değişiklikler hem de baronun büyüyen kurumsal yapısı, genişleyen hizmet alanları ve uygulamada ortaya çıkan yeni ihtiyaçlar karşısında güncelliğini yitirmiş; baro organlarının etkin, verimli ve mevzuata uygun çalışmasını sağlamakta yetersiz kalmıştır.

Son yıllarda gerçekleştirilen düzenli denetimlerde, Adalet Bakanlığı müfettişleri tarafından yönetmeliğin güncel ihtiyaçlara cevap vermediği ve yeniden düzenlenmesi gerektiği yönünde tespitlerde bulunulmuştur. Özellikle baronun idari yapısının gelişmesi, dijitalleşme süreçlerinin hızlanması, elektronik işlemlerin yaygınlaşması, komisyon faaliyetlerinin çeşitlenmesi, avukat sayısındaki artış ve meslek içi eğitim uygulamalarının kurumsallaşması dikkate alınarak, iç yönetmeliğin bu gelişmeleri kapsayacak şekilde kapsamlı biçimde yeniden düzenlenmesi zorunlu hale gelmiştir.

Mevcut düzenlemelerin; baro organlarının görev ve yetkileri, komisyonların oluşumu ve çalışma usulleri, idari birimlerin işleyişi, toplantı ve karar alma süreçleri, mali işlemler ve denetim mekanizmaları konusunda yeterli, açık ve güncel hükümler içermediği; bu durumun idari belirsizliklere, farklı yorumlara ve uygulama birliğinin sağlanamamasına yol açtığı tespit edilmiştir.

Bu nedenlerle mevcut İç Yönetmelik, sistematik bir değerlendirmeye tabi tutularak bütünüyle yeniden düzenlenmiş; baronun güncel örgütsel yapısını ve işleyişini yansıtan, gelişen kurumsal ihtiyaçlara cevap veren, çağdaş kamu yönetimi ve demokratik yönetişim ilkelerine uygun, hukukun üstünlüğü prensibiyle uyumlu, modern ve anlaşılır bir iç mevzuat metni oluşturulmuştur. Yeni düzenleme ile idari süreçlerde etkinlik, verimlilik, şeffaflık, katılımcılık, hesap verebilirlik ve hukuki güvenlik ilkelerinin güçlendirilmesi; baro yönetiminin kurumsal kapasitesinin artırılması ve meslek mensuplarına daha nitelikli hizmet sunulması amaçlanmaktadır.

I. YÖNETMELİĞİN YENİLENMESİNİN HUKUKİ VE KURUMSAL GEREKÇELERİ

2003 tarihli İç Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarih itibarıyla baronun kurumsal yapısı, mesleki faaliyet alanları ve idari süreçleri açısından işlevsel bir hukuki çerçeve sunmasına karşın, geçen süre içerisinde hem mevzuatta hem de baronun kurumsal kapasitesinde önemli değişiklikler ve gelişmeler meydana gelmiştir.

Bu değişiklikler;

• Baronun idari organizasyonunun gelişmesi ve genişlemesi,
• Komisyonların çeşitlenen ve genişleyen çalışma alanları,
• Merkez, meclis ve kulüp gibi yeni kurumsal yapıların oluşturulması,
• Dijitalleşme, elektronik belge yönetim sistemi, arşiv düzeni ve kişisel verilerin korunması yükümlülükleri,
• Personel sayısı, mali yapı, muhasebe düzeni ve hizmet çeşitliliğindeki artış,
• Adli Yardım Bürosu, CMK Merkezi, Baro Kütüphanesi, Yayın Kurulu, İktisadi İşletme gibi modern baro birimlerinin gelişen ve çeşitlenen ihtiyaçları,
• Sosyal medya kullanımının yaygınlaşması ve kurumsal iletişim politikalarının belirlenmesi ihtiyacı,
• Avukatlık bürolarının niteliği ve standartlarının düzenlenmesi gerekliliği doğrultusunda, mevcut yönetmelik esas alınarak daha kapsamlı, ayrıntılı ve güncel bir düzenleme yapılmasını zorunlu hale getirmiştir.

Ayrıca, baronun kurumsal işleyişinde zaman içinde yerleşen teamüller, teknolojik dönüşümün getirdiği uygulamalar ve modern kamu yönetimi anlayışı da yeni yönetmeliğe entegre edilmiş; böylece hem mevzuata uyumu güçlendiren hem de uygulama birliğini sağlayan çağdaş bir iç düzen tesis edilmiştir.

Yeni İç Yönetmelik; mevzuata uyum, hukuki açıklık, öngörülebilirlik, hesap verebilirlik ve modern kurumsal yönetişim ilkeleri esas alınarak günümüz ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde hazırlanmıştır.

II. YAPISAL VE SİSTEMATİK DÜZENLEMELER

1. Yönetmelik Sistematiğinin Genişletilmesi ve Modernizasyonu

Yeni metin, baronun çağdaş kurumsal yapısını ve işleyişini karşılayacak şekilde kapsamlı olarak düzenlenmiş; komisyonlar, merkezler, meclisler, kulüpler, baro kalemi, arşiv düzeni, dijital işlemler, yayın kurulu, kütüphane, baro araçları, hizmet binası, iktisadi işletme, mali hükümler, kişisel verilerin korunması, sosyal medya kullanımı, avukatlık büroları ve geçiş hükümleri gibi başlıklarla baronun tüm idari ve mesleki faaliyetlerini kapsayan bütüncül ve sistematik bir çerçeve oluşturulmuştur.

2. Tanımlar Maddesinin Oluşturulması

Yeni Madde 2 ile, yönetmelikte geçen temel kavramlar; baro organları, komisyon, merkez, meclis, kulüp, sözcü, sözcü yardımcısı, sekreter, alt kurul, yürütme kurulu, baro kalemi, yazı işleri müdürlüğü, elektronik belge yönetim sistemi, elektronik ortam, iktisadi işletme, kütüphane, danışman üye ve çalışma yönergesi şeklinde tanımlanarak terminolojik bütünlük sağlanmış ve uygulamada birlik tesis edilmiştir.

3. Yönerge Düzenlemelerine İlişkin Hukuki Çerçevenin Belirlenmesi

Daha önce çeşitli maddelere dağınık olarak düzenlenen yönerge hükümleri, yeni Madde 3 ile tek bir maddede toplanmış; yönergelerin hazırlanması, onaylanması, yürürlüğe konulması ve ilan edilmesine ilişkin usuller açık ve net biçimde düzenlenmiştir.

4. Baro Logosu ve Kurumsal Kimlik

Trabzon Barosunun kurumsal kimliğinin korunması ve resmi yazışmalarda, belgelerde, yayınlarda ve dijital ortamlarda kullanılacak baro logosunun niteliği, kullanım esasları ve standartları yönetmeliğe eklenmiş; kurumsal kimlik bütünlüğü yazılı hale getirilmiştir.

5. Dilbilgisi Düzeltmeleri ve Dil Birliğinin Sağlanması

Yönetmelik metni kapsamlı bir dilbilgisi ve yazım kuralları incelemesine tabi tutulmuş, hukuki terminolojide birlik ve tutarlılık sağlanmış, anlaşılabilirlik artırılmıştır.

III. KOMİSYONLARA İLİŞKİN GÜNCEL DÜZENLEMELER

Yeni İç Yönetmelik, komisyonların çalışma yapısını güçlendirmek, işlevselliğini artırmak ve çağdaş kurumsal yönetişim ilkelerine uygun hale getirmek amacıyla aşağıdaki yenilikleri içermektedir:

1. Terminolojinin Modernize Edilmesi

Komisyon başkanı terimi "komisyon sözcüsü", başkan yardımcısı terimi "sözcü yardımcısı", yazman terimi ise "sekreter" olarak güncellenmiştir.

2. Üyelik Sistematiğinin Güncellenmesi

• Bir avukatın aynı anda görev alabileceği komisyon, merkez, meclis veya kulüp sayısı üçe çıkarılmış,
• Komisyonlara katılımda açıklık ve gönüllülük ilkesi benimsenmiş,
• Stajyer avukatların komisyonlara katılım usul ve esasları netleştirilmiştir.

3. Görev ve Yükümlülüklerin Düzenlenmesi

Komisyon üyelerinin etik sorumlulukları, gizlilik yükümlülükleri, toplantı disiplini ve görev sorumlulukları açık ve bağlayıcı biçimde belirlenmiştir.

4. Yetki ve Yazışma Usullerinin Netleştirilmesi

Basın açıklaması yapılması, toplantılarda baronun temsili, baro başkanı ile koordinasyon ve yazışma usulleri yazılı hale getirilmiştir.

5. Katılım, Mazeret ve Disiplin Usullerinin Belirlenmesi

Toplantılara katılım yükümlülüğü, mazeretsiz devamsızlık halleri ve üyelikten çıkarılma usulleri düzenlenmiştir.

6. Baro Faaliyetlerinde Uygulanacak Kurallar

Komisyonlar ve diğer baro organlarının faaliyetlerini yürütürken uyacakları ilkeler, iş birliği esasları, koordinasyon mekanizmaları ve raporlama yükümlülükleri net hükümlerle düzenlenmiştir.

IV. YENİ KURUMSAL YAPILARIN DÜZENLENMESİ

Baronun büyüyen organizasyon yapısı ve çeşitlenen hizmet alanları doğrultusunda, önceki yönetmelikte bulunmayan yeni birimler yönetmeliğe dahil edilmiştir:

1. Merkezler

Süreklilik arz eden, teknik uzmanlık gerektiren ve özel mevzuat bilgisi isteyen alanlarda çalışmalar yapan birimler olarak tanımlanmış ve düzenlenmiştir.

2. Meclisler

Temsil gücü yüksek, geniş katılımlı, istişari ve danışma niteliğinde yapılar olarak yapılandırılmıştır.

3. Kulüpler

Sosyal, kültürel, sportif ve rekreatif faaliyetlere yönelik yapılanmalar olarak düzenlenmiştir.

Bu yapıların kuruluşu, üyeliği, işleyişi, görev ve yetkileri, raporlama yükümlülükleri ve denetimi ayrıntılı şekilde düzenlenmiştir.

V. BARO KALEMİ, PERSONEL VE İDARİ YAPI DÜZENLEMELERİ

Yeni yönetmelikte baro kalemi, yazı işleri müdürlüğü, personel görev tanımları, izin-rapor-özlük hakları süreçleri, arşiv düzeni, elektronik belge yönetim sistemi ve personel yönergesi ilk kez kapsamlı ve ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir.

VI. DİJİTALLEŞME VE ELEKTRONİK İŞLEMLER

Baronun dijital dönüşümü ve elektronik işlemlere geçişi dikkate alınarak elektronik belge yönetim sistemi, elektronik imza, kayıtlı elektronik posta, elektronik arşiv ve veri güvenliği, elektronik tebligat ve elektronik defter uygulamaları yönetmelikte açık hükümlere bağlanmıştır.

VII. YENİ BÖLÜMLER VE DÜZENLEMELER

Aşağıdaki alanlar modern baro işleyişinin zorunlu unsurları haline geldiği için kapsamlı şekilde düzenlenmiştir:

• Yayın Kurulu ve yayın faaliyetleri,
• Baro Kütüphanesi işleyişi ve hizmetleri,
• Baro araçlarının kullanımı ve yönetimi,
• Hizmet binası işletimi ve kullanım esasları,
• İktisadi işletme faaliyetleri ve denetimi,
• Avukatlık bürolarının niteliği, standartları ve denetimi.

Bu düzenlemelerle kurumsallaşma, mali disiplin ve hesap verebilirlik güçlendirilmiştir.

VIII. MALİ HÜKÜMLER

Gelir ve gider kalemleri, defter düzeni, elektronik muhasebe sistemi, mali raporlama ve denetim süreçleri güncel mevzuat tekniklerine ve kamu mali yönetimi ilkelerine uygun şekilde yeniden yapılandırılmıştır.

IX. SOSYAL MEDYA, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE YEMİN TÖRENİ

1. Sosyal Medya Kullanım İlkeleri

Baronun resmi sosyal medya hesaplarının açılması, yönetimi, içerik paylaşım ilkeleri, yetki ve sorumluluk dağılımı, kurumsal iletişim standartları, etik kurallar ve kriz yönetimi süreçleri ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Sosyal medya üzerinden yapılacak duyuruların, açıklamaların ve paylaşımların hangi esaslara göre gerçekleştirileceği, hangi organların bu konuda yetkili olduğu ve nasıl bir koordinasyon sağlanacağı net hükümlerle belirlenmiştir.

2. Kişisel Verilerin Korunması

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca baronun yükümlülükleri, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, güvenliğinin sağlanması, üçüncü kişilerle paylaşılması, veri ihlali durumunda alınacak tedbirler ve sorumluluk esasları düzenlenmiştir.

3. Yemin Töreni

Baro levhasına yeni kayıt olan avukatların yemin töreni düzeni, usulü ve esasları yönetmeliğe eklenmiştir.

X. AVUKATLIK BÜROLARININ NİTELİĞİ VE STANDARTLARI

Avukatlık bürolarının fiziki koşulları, teknik donanımı, personel yapısı, kayıt ve arşiv düzeni, müvekkil kabulü, dosya takibi, iş güvenliği ve meslek onuruna uygun çalışma ortamının sağlanmasına ilişkin standartlar ve denetim esasları yönetmeliğe eklenmiştir.

XI. GEÇİŞ HÜKÜMLERİ

Mevcut yönergelerin yeni yönetmeliğe uyumu, eski atıfların güncellenmesi ve geçiş sürecinin düzenli yürütülmesi geçici maddelerle güvence altına alınmıştır.

SONUÇ

İşbu İç Yönetmelik değişikliği;

• Çağdaş baro yönetimi ilkelerine uygun,
• Teknolojik gelişmelere ve dijital dönüşüme entegre,
• Kurumsal yapıyı güçlendiren,
• Hukuki güvenlik ve öngörülebilirliği sağlayan,
• Şeffaflık ve hesap verebilirliği esas alan,
• Sosyal medya ve kurumsal iletişim politikalarını düzenleyen,
• Avukatlık bürolarının standartlarını belirleyen,
• Baro faaliyetlerinde uygulanacak kuralları netleştiren,
• Meslek mensuplarına daha nitelikli hizmet sunmayı hedefleyen kapsamlı, sistematik ve güncel bir düzenleme olarak hazırlanmıştır.